Alustava ettevõtja raamatupidamine 2025: kõik, mida pead teadma

Igal alustaval ettevõtjal tekib peale äriühingu asutamist küsimus, et kuidas ikkagi raamatupidamist korraldada ja mis on üldse raamatupidamisega seotud kohustused.

Vastavalt raamatupidamise seadusele tuleks kõiki oma majandustehinguid dokumenteerida, kirjendada algdokumentide põhjal oma majandustehinguid raamatupidamisregistrites, koostada ja esitada majandusaasta aruandeid ja muid finantsaruandeid ning säilitada raamatupidamise dokumente.

Müügiarvete koostamine ja käibemaks

Kõige tähtsam on muidugi alustada müügiga ja selleks tuleks klientidele koostada müügiarved. Soovitame arveid koostada mõnes raamatupidamisprogrammis, kus on ette antud, millised lahtrid tuleb täita ja seetõttu ei pea ise müügiarve vormistamise ja kujunduse peale palju  mõtlema. Kui ettevõte on käibemaksukohustuslane, siis tuleks kindlasti raamatupidaja käest üle küsida, et mis määraga tuleb kaupa või teenust maksustada, sest see sõltub teinekord paljudest asjaoludest, mille peale ei pruugi ise tulla.

Samuti tuleb läbi mõelda kas ja millal registreerida ettevõte käibemaksukohustuslaseks. Üldjuhul tuleb ettevõte käibemaksukohustuslaseks registreerida siis, kui Eestis tekkinud käive ületab kalendriaasta algusest alates 40 000 euro piiri. Paljud ei tea seda, et piiratud käibemaksu­kohustuslaseks tuleb ettevõte registreerida siis, kui ostetakse teatud teenuseid ettevõtlusega tegelevalt välisriigi isikult või kui soetatakse ühendusesiselt kaupa, mille maksustatav väärtus ületab kalendriaasta algusest 10 000 eurot. Käibemaksukohustuslaseks võib registreerida ka vabatahtlikult. Seda on mõistlik teha näiteks siis, kui alguses tuleb teha palju investeeringuid põhivara soetamiseks.

Käibemaksukohustuslane peab üldjuhul Eesti klientidele arveid tehes lisama käibemaksu 24%, kuid on ka erandeid. Näiteks on majutusteenus hetkel 13%ga maksustatav ja eluruumi üüriteenus üldse maksuvaba käive.

Töötasu, juhatuse liikme tasu ja dividendid

Varem või hiljem tekib igal ettevõtjal ka küsimus, et kuidas endale tasu maksta ja mis viisil on seda kõige mõistlikum teha. Kõige levinumad viisid on töötasu, juhatuse liikme tasu ja dividend.

Kui ettevõtja teeb aktiivselt ettevõtte jaoks tööd (näiteks osutab klientidele turundusteenust), siis tuleks tasu välja maksta töötasuna. Töötasu suuruse puhul tuleks lähtuda vastava ametikoha keskmisest töötasust ja töökoormusest. Töölepingus tuleks alati fikseerida brutotasu, millelt lähevad kinnipidamisele tulumaks 22%, töötuskindlustusmakse 1,6% ja kohustusliku kogumispensioniga liitumise puhul ka kogumispensioni makse 2%, 4% või 6%. Lisaks tulevad brutotasule juurde sotsiaalmaks 33% ja tööandja töötuskindlustusmakse 0,8%. Seega tuleks klientidele hinnapakkumist tehes kindlasti arvestada ka maksukuludega. Ravikindlustus tekib töötasu maksmise korral töötamise registri kande tegemisega 14 päeva jooksul. Töölepinguga töötamisel on ettevõttel üldjuhul minimaalse sotsiaalmaksu maksmise kohustus, mis 2025.a. on 270,60 € kuus (brutotasult 820 €).

Juhatuse liikme tasu makstakse juhatuse liikme kohustuste täitmise eest, milleks on ettevõtte juhtimine ja arendamine. Juhatuse liikme tasult arvestatakse samad maksud, mis töötasugi puhul v.a. töötuskindlustusmaksed 1,6% ja 0,8%. Ainult juhatuse liikme tasu makstes tuleb arvestada sellega, et ravikindlustuse saamiseks peab iga kuu tasu välja maksma ja deklareerima ning brutotasu peab olema vähemalt 820 € kuus (2025.a. väljamaksetelt).

Dividende saab ettevõtte omanik maksta siis, kui majandusaasta on läbi, ettevõte on kasumis, osakapital on täies ulatuses sisse makstud, netovara vastab nõuetele ja majandusaasta aruanne on kinnitatud. Dividend on omaniku passiivne tulu ja ei tohiks asendada töötasu. Dividendidelt tuleb tasuda ainult tulumaksu, mis arvutatakse nii: netodividendid*22/78. Kuna dividendide tulumaks läheb jooksva aasta kuluks, siis on soovitav mitte välja maksta kogu eelmiste perioodide jaotamata kasumit, vaid arvesse tuleks võtta ka tulumaksukulu. Alati on mõistlik jätta reserve ka tuleviku tarbeks. Eriti siis, kui on plaanis teha suuremaid investeeringuid.

Alustava ettevõtja kõige suuremad vead

Kõige tähtsam on kõik ettevõtlusega seotud arved alles hoida ning ei tohiks segi ajada isiklikku ja ettevõtte rahakotti. Kaotatud kuluarved maksustatakse tulumaksuga või kui makse ei soovita maksta, siis tuleb need kulud ettevõttele hüvitada.

Kõige tüüpilisem viga on see, et ei teata, mis vahe on ettevõtlusega seotud kuludel, erisoodustustel, vastuvõtukuludel jne ning kuidas neid maksustada või mitte maksustada. Samuti ei ole lubatud kõikidelt kuluarvetelt maha arvata sisendkäibemaksu ja mitte käibemaksu­kohustuslane ei saagi sisendkäibemaksu üldse kuludelt maha arvata. Tarnijatelt oleks vaja kõik ettevõtlusega seotud arved küsida ettevõtte nimele. Ise on lubatud arve andmeid täiendada ainult lihtsustatud arvete puhul s.t kui arve on saadud näiteks parkimisautomaadist, automaattanklast või on tegemist reisijateveo teenusega ja arve väärtus ei ületa 160 eurot.

Kui ettevõttel on müügitulu, siis järelikult teeb keegi ettevõttes aktiivselt tööd ja seda tuleks töötasuga tasustada, mitte maksta ainult dividende.

Kõige suuremad maksuriskid on tavaliselt seotud kinnisvaratehingutega, kuna sellealane maksu­seadusandlus on keeruline ja ei olda erinevate kinnisvaratehingute maksustamisega kursis. Kõige tavapärasem viga on see, et kinnisvara ostult arvatakse maha sisendkäibemaks, kuigi kinnisvara on plaanis hakata kasutama maksuvaba käibe tarbeks. Seetõttu on alati mõistlik konsulteerida spetsialistiga, et ei peaks hiljem tagant järgi suuri maksusummasid tasuma koos intressidega.

Raamatupidamise korraldamine

Raamatupidamist on lubatud teha ka ettevõtjal endal, kui ta leiab, et tal on piisavalt kogemusi ja teadmisi. Tavaliselt see nii pole ja seetõttu on mõistlik sisse osta raamatupidamisteenus või palgata kogemustega raamatupidaja. Kui arvete ja tehingute maht on väike, siis pigem teenus sisse osta, sest see tuleb üldjuhul odavam kui palgata endale raamatupidaja. Teine oluline samm on valida raamatupidamis­programm, mis võiks olla veebipõhine ja kus on võimalik suur osa raamatu­pidamisest automatiseerida (e-arvete saatmine ja vastuvõtmine, pangatehingute automatiseerime jne). Raamatupidamisteenust sisse ostes on võimalik kasutada erinevate spetsialistide teadmisi ja kogemusi, et korraldada raamatupidamine kõige efektiivsemalt ja ettevõtte vajadustest lähtuvalt. Samuti on võimalik saada konsultatsiooni näiteks maksualastel teemadel.

Raamatupidamisteenuse hind

Raamatupidamisteenust maksustatakse väga erinevalt, eelkõige sõltub hind töö mahust. Kõige levinumad hinnastamise põhimõtted on dokumendimahupõhine hinnastamine, tunni­hinnastamine ja kannete põhine hinnastamine. Mõistlik on küsida hinnapakkumised ja enne seda läbi mõelda, kas teenust on vaja igakuiselt või piisab kord aastas tegemisest. Näiteks, kui igakuiselt ei maksta töötasu ja ettevõte pole käibemaksukohustuslane (pole vaja esitada maksudeklaratsioone) ning arvete ja muude tehingute maht on väga väike, siis võib teenust sisse osta ka kord aastas, et koostada majandusaasta aruanne. Sel juhul tuleb ettevõtjal ise jooksvalt müügiarved koostada ja ostuarved panka tasumiseks panna. Ka igakuise raamatupidamise puhul saab teenuse hinda nii madalamaks, kui ettevõtja teeb ise lihtsamad tegevused ära ja raamatupidajale jätab kontrolli, töötasude arvestuse, maksudeklaratsioonide ja muude aruannete esitamise. Raamatupidamisteenuse hinnad algavad üldjuhul 50 €+km kuus ja on mikroettevõtjate puhul keskmiselt 200-300 €+km kuus.