E-arve: miks see on ettevõttele oluline?

E-arve on struktureeritud masinloetav andmefail (XML-formaadis), mis liigub standarditud kanalites – e-arve operaatorite ja/või Peppol-võrgu kaudu – raamatupidamistarkvarade vahel. E-arve kasutamine on Eestis muutunud oluliseks nii avalikus kui erasektoris. Alates 1. juulist 2019 on e-arve avalikule sektorile kohustuslik. 1. juulist 2025 laieneb nõue ka eraettevõtetele: kui ostja on äriregistris märgitud e-arve vastuvõtjaks ja nõuab e-arvet, tuleb see esitada Euroopa standardi EN 16931 (EE-CIUS) formaadis. See muudatus aitab ühtlustada arvelduse nõuded ning soodustab masintöödeldavate e-arvete kasutuselevõttu

E-arve ja PDF-arve erinevus

PDF-arve võib küll liikuda digitaalselt, kuid see ei sisalda tavaliselt masinloetavaid andmeid. See tähendab, et PDF-arve töötlemine on sageli käsitsi, kulukam ja vigadele avatum. E-arve on loodud automaatseks kasutamiseks – see võimaldab andmete automaatset liikumist, kinnitusringe, kulujaotusi ning arve võrdlust ostutellimuse ja saatelehega. Täielik automatiseerimine sõltub siiski ettevõtte protsessidest ja tarkvarade liidestusest.

Turvalisus ja andmete terviklus

E-arved liiguvad turvalistes kanalites (nt Finbite, Telema, Unifiedpost, Billberry, RIK e-arveldaja, Peppol-võrk), kasutades kaasaegseid krüpteerimis- ja autentimismeetmeid. See vähendab oluliselt pettuseriske, mis on seotud PDF-arvete ja e-kirjadega, kuid ei välista neid täielikult. E-arved on digitaalselt arhiveeritavad ning vajadusel hõlpsasti leitavad. Eestis kehtib arvedokumentide säilitamiskohustus seitse aastat.

Kestlikkus ja vastutustundlikkus

E-arve aitab vähendada ettevõtte ökoloogilist jalajälge eeskätt paberist loobumise ja arveldusprotsesside automatiseerimise kaudu. Võrreldes PDF-arvetega sõltub mõju keskkonnale küll kasutatavatest lahendustest, kuid paberivaba arveldus on alati samm rohelisema ettevõtluse suunas. Eestis on siiani levinud praktika muuta PDF-arve hiljem masinloetavaks, mis on sisuliselt topelttöö: juba digitaalselt loodud dokument digitaliseeritakse teistkordselt. See on ebaefektiivne ja ressursimahukas. Kui arve väljastada kohe e-arvena, liigub info otse infosüsteemidesse, vähenevad arve töötlemise etapid ning dokumentide säilitamise vajadus ja ettevõtte ökoloogiline jalajälg väheneb seeläbi.

Tulevikukindel partnerlus

E-arve kasutuselevõtt näitab, et ettevõte on kaasaegne, turvaline ja jätkusuutlik partner. See ei ole lihtsalt uus formaat, vaid uus tase äriprotsesside kvaliteedis ning valmistab ettevõtte ette tuleviku nõueteks.

Tee esimene samm kestlikuma, efektiivsema ja turvalisema tuleviku poole – alustame e-arvete kasutamisega juba täna!