Usaldus on tugevus – aga kus algavad väikeettevõtte ohukohad?

Väikeettevõttes on üks suurimaid tugevusi usaldus: tehakse tööd oma inimeste, lähedaste või isegi sugulastega. Paraku on see sama usaldus sageli ka üks suurimaid ohukohti. Kui kontrolli on vähe, tekib ruum “väikesteks eranditeks”, mis võivad ajas kasvada süsteemseks probleemiks. Juhtumid, kus omavahel hästi tuttavad inimesed on üksteist petnud, ei ole kahjuks haruldased.

Kassa ja inventuur – klassikaline risk

Kõige klassikalisem näide on kassa ja inventuur. Kui kassa inventuurid tehakse “silma järgi”, dokumenteerimata või alati sama inimese poolt, on manipuleerimine lihtne. Näiteks saab inventuuris numbreid kohendada, puuduolevat sularaha “tasandada” tulevaste laekumistega või jätta osa müügist üldse kassast läbi laskmata. Väikeses kollektiivis võib selline käitumine isegi kaua varjatuks jääda, sest keegi ei taha kahtlustada “oma inimest”.

Ostud ja kulud – kui üks inimene teeb kõik

Teine levinud riskikoht on ostud ja kulud. Kui üks inimene valib tarnija, kinnitab arve ja teeb makse, on kontroll kadunud. Siin tekivad võimalused fiktiivarveteks, topelt makseteks, “isiklikuks tarbeks” tehtud ostudeks või sõbraettevõttele eelistuste andmiseks. Ka lihtsamad vead – vale konto, vale käibemaks, vale periood – võivad kuhjuda ning lõppeda maksuriskide ja ootamatute lisakuludega.

Ligipääsud ja õigused – kes mida muuta saab?

Kolmas ohukoht on ligipääs õigustele: internetipank, kassasüsteem, laoarvestus, raamatupidamistarkvara. Kui paroolid on jagatud suure ringiga ja rollid segased, on tagantjärele pea võimatu tuvastada, kes mida muutis. Lisaks suureneb oht, et keegi saab kogemata (või tahtlikult) muuta andmeid nii, et vigade avastamine ja parandamine muutub ajamahukaks ning kulukaks.

Sisekontroll – selged reeglid, vähem pingeid

CHK sisekontrolli teenus aitab need riskid lahti harutada ilma süüdistamise või pingeteta. Eesmärk pole luua liigne kontrollikultuur, vaid teha protsessid selgeks: kes mida teeb, mis on miinimumkontroll, kuidas on lahendatud asendused, millised on piirangud ja kinnitusringid. Praktikas tähendab see näiteks e-arvete kasutusele võttu, sõltumatut kassa- ja laoinventuuri loogikat, kulude kinnitamise reegleid, rollipõhiseid ligipääse ning lihtsat, kuid järjepidevat tõendusmaterjali.

Hea sisekontroll kaitseb nii ettevõtte raha kui ka häid suhteid. Sest kui reeglid on paigas, ei pea keegi toetuma pelgalt kõhutundele – ja ausatel inimestel on lihtsam rahulikult tööd teha.

Võta meiega ühendust ja arutame koos, millised kontrollikohad annavad Sinu ettevõttele kõige rohkem kindlust.