Küberturvalisus algab juhtimisest: miks ettevõtja ei tohi jätta kogu vastutust raamatupidajale?

Digitaalses ettevõtluskeskkonnas ei ole raamatupidaja ainult finantsandmete töötleja. Ta on oluline kaitseliin, sest puutub iga päev kokku maksete, pangakontode, töötasuandmete ja ettevõtte finantsinfoga. Samas sõltub ettevõtte raha turvalisus eelkõige sellest, millise töökorralduse ja kontrollipõhimõtted on loonud ettevõtte juht.

Küberturvalisusest räägitakse palju ning enamik ettevõtjaid on kuulnud õngitsuskirjadest, petuarvetest ja tuttava koostööpartneri nimel saadetud maksepalvetest. Teema kordumine ei tee seda vähem oluliseks. Vastupidi, see näitab, et maksepettused ei ole üksik ebamugavus, vaid osa tänapäevasest ettevõtlusriskist.

Raamatupidaja on oluline kaitseliin, kuid mitte kogu kaitsesüsteem

Professionaalne raamatupidaja kontrollib saatjaid, dokumente, pangakonto numbreid ja maksekorralduste sisu. Ta ei tohiks avada kontrollimata linke, jagada autentimiskoode ega tegutseda ainult sellepärast, et sõnumis palutakse midagi kiiresti teha. Kuid raamatupidaja on inimene, mitte turvasüsteem.

Petturid kasutavad sageli ajasurvet, autoriteeti ja näiliselt tuttavat konteksti. Kui ettevõtte raha turvalisus sõltub ainult sellest, et üks inimene ei eksi mitte kunagi, ei ole küsimus enam ainult raamatupidamises. See on juhtimisküsimus. Hea raamatupidamisteenus toetab turvalist finantsprotsessi, kuid klientettevõtte juhtimisotsused määravad, kui hästi on riskid tegelikult maandatud.

Nelja silma põhimõte kaitseb nii ettevõtet kui raamatupidajat

Paljud ebameeldivad olukorrad jäävad sündimata siis, kui ettevõttes toimib nelja silma põhimõte. Selle mõte on lihtne: raamatupidaja valmistab maksekorraldused ette ning ettevõtte juht või tema määratud vastutav isik kontrollib ja kinnitab need enne raha liikumist.

See ei ole usaldamatuse märk raamatupidaja suhtes. Vastupidi, see on professionaalne töökorraldus, mis kaitseb mõlemat osapoolt. Raamatupidaja ei peaks kandma üksi vastutust olukorras, kus pettur võib mõjutada inimest, kes töötab iga päev suure hulga arvete, tähtaegade ja kiirete soovidega.

Ettevõtja jaoks on see üks lihtsamaid ja odavamaid viise maksepettuste riski vähendada. Üks inimene valmistab ette, teine vaatab üle ja kinnitab. Väike kontrollikoht võib ära hoida väga suure kahju.

Arvelduskonto muutus peab peatama automaatse tegutsemise

Üks ohtlikumaid hetki raamatupidamises on olukord, kus tuttava tarnija arvel on muutunud arvelduskonto number. Arve võib näida korrektne, teenus tavapärane ja saatja nimi tuttav. Just sellised olukorrad on petturitele sobivad, sest piisab väikesest muudatusest dokumendis, mida harjumusest enam lõpuni ei kontrollita.

Turvaline töökorraldus eeldab, et kontoandmete muutus ei lähe kunagi läbi ainult e-kirja põhjal. Mõneminutiline telefonikõne varem teadaolevale kontaktile võib tunduda väike samm, kuid finantsprotsessis on sellel otsustav tähendus. Kontrollimisel tuleb kasutada varasemalt kokkulepitud või ametlikke kontaktandmeid, mitte neid, mis on kahtlases kirjas või muudetud arvel.

CHK kogemus: teadlikkus vajab pidevat hoidmist

CHK-s käsitleme küberturvalisust sama praktilise tööoskuse osana nagu erialast kompetentsi. Oleme panustanud töötajate teadlikkuse tõstmisse infotundide, sisekoolituste ja veebipõhiste õpiampsude kaudu. Arutame reaalseid juhtumeid, korduvaid ohumärke ja olukordi, kus väike tähelepanek võib ära hoida suure kahju.

See on oluline ka tööandja vaatest. Hea tööandja ei eelda, et inimene peab töökoormuse ja ajasurve all alati eksimatult tegutsema. Ta loob kokkulepped, töövahendid ja kontrollikohad, mis aitavad töötajal teha õigeid otsuseid. Nii toetab turvaline töökorraldus korraga klienti, töötajat ja kogu teenuse kvaliteeti.

Meie kogemus näitab, et teenusepakkuja teadlikkusest üksi ei piisa. Kõige turvalisem koostöö sünnib siis, kui ka klient mõistab enda rolli riskide maandamisel ja osaleb aktiivselt kontrolliprotsessides.

Küberturvalisus on osa kvaliteetsest finantsjuhtimisest

Ettevõtte raamatupidamine ei ole enam ainult kohustuslik aruandlus. Kvaliteetne finantsinfo, läbimõeldud makseprotsessid ja usaldusväärne juhtimisinfo aitavad teha paremaid otsuseid ning hoida ettevõtte arengut kontrolli all. Sama kehtib küberturvalisuse kohta: see ei ole eraldi lisateema, vaid osa sellest, kuidas ettevõte oma raha, andmeid ja koostöösuhteid juhib.

Digitaliseerimine, automatiseerimine ja e-arved muudavad raamatupidamise kiiremaks, kuid need ei asenda vastutust. Mida kiiremaks muutuvad tööprotsessid, seda olulisem on kokku leppida, millised otsused vajavad teadlikku kontrolli. Hea süsteem ei tähenda seda, et kõik liigub automaatselt. Hea süsteem peatub õigel hetkel, kui risk seda nõuab.

Raamatupidaja võib olla ettevõtte viimane kaitseliin, kuid ta ei tohiks olla ettevõtte ainus kaitseliin. Kui ettevõtte juht loob selge maksete kinnitamise korra, nõuab oluliste muudatuste kontrollimist sõltumatu kanali kaudu ja hoiab koos teenusepakkujaga turvalise koostöö rütmi, väheneb maksepettuste risk märgatavalt.

CHK aitab ettevõtetel hallata raamatupidamist, maksuarvestust ja finantsprotsesse Eestis, Soomes ja Rootsis. Meie eesmärk on toetada kliente nii korrektses arvestuses kui ka turvalistes, läbimõeldud ja kestlikes tööprotsessides.

Loe täiendavalt: https://www.chk.ee/usaldus-on-tugevus-aga-kus-algavad-vaikeettevotte-ohukohad/

Blogipostitus on koostatud CHK Tallinna büroo juhataja Anneli Rõuk ja äriarenduse ja teenindusjuht Raili Ilves koostöös